CD-Release Party

1. Bedrijf/ Opdrachtgever.
Party/ Catering/ Restaurant Juffrouw Tok te Tiel

2. Opdrachten en mijn rol en verantwoordelijkheden hierbinnen.Een zeer geslaagde en een erg leerzamen opdracht. De rol die ik binnen deze opdracht had was het organiseren van deze CD-Release party dat werd gehouden in het restaurant. En op de dag zelf het aansturen en bijsturen van de dag. Tevens was ik verantwoordelijk samen met de directeur voor het eindresultaat en een geslaagde dag voor vrienden en familie van onze opdrachtgever.

3. Het verloop van de opdracht.
De opdracht ontstond na een middag dat ik de stad tiel in was geweest, hierna ging ik op bezoek bij mijn oude werkgever (Dhr. J. Vergouw) om even bij te kletsen en ervaringen uit te wisselen. Ik ben restaurantmanager geweest bij 2 restaurants van hem, tijdens mijn opleiding op het MBO. We raakten gezellig aan de praat en hij vertelde me dat hij die opdracht had gekregen, waarop ik inspeelde en hem aanbod mede te organiseren en uiteraard geheel kostenloos voor hem. Hierop was zijn antwoord simpel, ik citeer: Ja, graag echt super om te doen. Je hebt meestal wel wat spectaculaire ideeen.De CD-release party voor Harm Rikken. Een opkomend talent in tiel en omstreken.

In de aanloop naar de feestdag zelf, heb ik voornamelijk gekeken hoe gaan we alles zien te passen, wat zijn de kosten, wat levert het op etc... in de aanloop kwam er ontzettend veel me af. Ik moest ook kijken naar de kleine details, zoals brandveiligheid hoe gaan we de looproutes bepalen voor het personeel, ruimte creeeren voor benodigdheden van de muziek. Tevens moesten eerst alle tafels en stoelen eruit en waar gaan we dit opslaan en hoe vervoeren we dit eventueel. Het gaat om een restaurant met een zitcapaciteit van ongeveer 110 man. Wat resulteert in een sta capaciteit van ongeveer 225 man. En dan zit het goed vol en kunnen we ook nog eens verantwoord organiseren en uitvoeren.

Uiteraard moest er ook gedronken en gegeten gaan worden, in overleg met de opdrachtgever kregen de genodigde 2 drankjes op zijn kosten en daarna konden we zelf eventueel bonnen gaan verkopen zodat men gewoon lekker een drankje door kon drinken. We hebben ook de afspraak gemaakt dat er hapjes rond worden gebracht tijdens deze opdracht. Wat natuurlijk niet geheel onbelangrijk is, is de geluidsinstallatie tijdens zijn presentatie. Hiervoor zou vanuit eigen beheer gezorgd worden, wat een last minder is geweest. Het schrijven/ ontwikkelen van uitnodigingen. De aankleding hebben we verzorgt. Dit is met thema SHINE geweest. We hebben hier gedacht aan veel glitter en glamour. De hele zaal is versierd met Glitters en een lichtinstallatie die dit extra sfeer meegeeft.

Wederom na overleg was alles geregeld en op papier gezet. Dit hebben we uitgewerkt en toen kon alles in bestelling gaan. Alles hebben we ontvangen 1 dag van tevoren, wat een prima tijd is. Op deze dag hebben we na het restaurant gedraaid te hebben de zaal leeggehaald en omdat de weerspellingen zeer gunstig waren konden we alles op het dakterras kwijt en af laten dekken met zeil.

Hierna begonnen we voorbereiden van de volgende dag. Theoretisch gezien hoefte hier niet extreem veel te gebeuren, neem als voorbeeld het opbouwen van de bar. Niet nodig want deze is al ingebouwd net als keuken en dergelijke. Mensen in de keuken aangestuurd om sommige hapjes vast voor te bereidden. Uit mijn eigen ervaring weet ik dat je sommige hapjes pas last-minute kan voorbereiden dit in verband met het eventueel laten verslappen of smaakderving tegen te gaan.

Tijdens het feest zelf is alles prima verlopen, zonder problemen. Het personeel wist wat er van hun verwacht werd en hierdoor heb ik zelf een hele leuke dag gehad. Veel kunnen kletsen met diverse mensen en hierbij heb ik goed kunnen netwerken. Een vriend van de opdrachtgever was ook nog langs gekomen en dit is niemand minder dan de welbekende FRANS DUIJTS. Hiermee een perfect slot voor een zeer geslaagde dag. Frans Duits sloot de dag af met een aantal liedjes van hem.

Hierdoor bleef iedereen tot het einde en hebben we ook nog eens een goede dag omzet kunnen genereren want natuurlijk niet geheel onbelangrijk is.

4. De ontwikkelde competenties.
De competenties die ik hiermee ontwikkeld heb zijn;
Stressbestendigheid, Plannen & organiseren, Inzet, Kwaliteitsgerichtheid, Samenwerken, Netwerken en Creativiteit

Competenties;

1. Stressbestendigheid (Niveau 2)

Situatie: Deze competentie heb ik ontwikkeld tijdens het drukste moment van de opdracht. Namelijk de binnenkomst van al onze gasten. Uiteraard is het de bedoeling iedereen zonder problemen naar binnen te laten komen en dit vloeiend te laten verlopen. Zeer stress vol op het moment we er eigenlijk achter kwamen dat we de garderobe vergeten waren. Hierop heb ik een spoed idee ingezet en de keuken laten deelnemen als garderobe. We hebben een 50 tal stoelen gepakt en hieraan de jassen opgehangen in de keuken. Vanuit deze situatie heb ik een positieve situatie gecreëerd en zo structuur gebracht in de onverwachte situatie. Hierdoor heb ik alsnog mijn einddoel bereikt om mensen vlotjes en zonder problemen naar binnen te begeleiden.

Taken: Rustig blijven en eerst voor mezelf de situatie opnemen en van hier uit gaan zoeken naar een oplossing. Deze kwam vrij snel naar boven en een perfecte oplossing is het geweest. Tijdens de gehele middag was het extreem druk en heb ik voor iedereen een duidelijk plan opgesteld hoe en wat ze moesten doen tijdens deze middag. Zodat voor de rest de stress weg was genomen.

Acties: Zoals te lezen in de situatie uitleg. Eerst rustig de tijd voor mezelf nemen en gaan kijken wat de oplossing moet zijn. Hierop heb ik met spoed 4 personeelsleden naar boven gestuurd om stoelen via de noodtrap (buitenom) naar de keuken te verplaatsen en bonnetjes uit laten schrijven. De eerste mensen hebben langer moeten wachten omdat dit eerst nog gerealiseerd moest worden. hier heb ik opgespeeld en ze 2 drankmuntjes p.p. aan te bieden namens het huis. Dit voor het ongemak.

Resultaat: Een zeer hectische start, maar na ongeveer een half uur is alles gerealiseerd en zijn de mensen uiterst positief naar huis gegaan. Hier hebben ze nog lang over gekletst. Harm Rikken was ook zeer tevreden en heeft ons nog een kaartje gestuurd als extra bedankje.

Terugkoppeling: Juist, de garderobe regelen. Voor de volgende keer een standaard event lijst gebruiken van de benodigdheden. Ik heb zeer attent gereageerd op deze situatie en ben blij dat mijn instinct me niet in de steek heeft gelaten.

2. Plannen & organiseren (Niveau 2)

Situatie: In de aanloop naar de feestdag zelf, heb ik voornamelijk gekeken hoe gaan we alles zien te passen, wat zijn de kosten, wat levert het op etc. in de aanloop kwam er ontzettend veel me af. Ik moest ook kijken naar de kleine details, zoals brandveiligheid hoe gaan we de looproutes bepalen voor het personeel, ruimte creëren voor benodigdheden van de muziek. Tevens moesten eerst alle tafels en stoelen eruit en waar gaan we dit opslaan en hoe vervoeren we dit eventueel. Het gaat om een restaurant met een zitcapaciteit van ongeveer 110 man. Wat resulteert in een sta capaciteit van ongeveer 225 man. En dan zit het goed vol en kunnen we ook nog eens verantwoord organiseren en uitvoeren. Hierop heb ik een planning gemaakt en ben ik eerst 2 avonden met Dhr. Vergouw gaan zitten om eens op te schrijven hoe en wat.

Taken: Planning maken voor de feestdag zelf, kleine begroting opzetten, brandveiligheid zien te waarborgen, dagplanning voor het personeel maken volgens onze ideeën en natuurlijk genieten van het eindresultaat. Dhr. Vergouw verwachtte ook van mij dat ik het professioneel deed, vanuit zijn eigen oogpunt en helemaal nu het ook nog eens voor school was.

Acties: Met nadenken over ideeen en de voorbereiding ben ik ongeveer 3 weekjes mee bezig geweest, dit was echter verdeeld in ongeveer 12 uur per week. Vooral in de avonduren na school. Als eerst ben ik bezig geweest met ideeen opschrijven en kijken wat we willen bereiken. Hieraan het personeel gekoppeld en gekeken wat we precies voor een draai aan het evenement willen geven.

Resultaat: Prima verlopen, het was een erg gezellige en wederom leerzame opdracht. Telkens komen er weer nieuwe dingen in je op en dit wil ik altijd gelijk toepassen. Hoe strakker je planning in mekaar zit en hoe makkelijker het uiteindelijk is. Hierdoor ben ik echt zeer tevreden over het bereikte eindresultaat. Harm Rikken was ook zeer tevreden en heeft ons nog een kaartje gestuurd als extra bedankje.

Terugkoppeling: Geen verandering, qua grote van dit evenementje was het een prima planning. Alles kwam op tijd en we hebben verder geen problemen gehad.

3. Inzet (Niveau 3)

Situatie: Omdat je in de organisatie zit met 2 man, moet je extra goed je best doen om het duidelijk te krijgen wat je wilt bereiken. Leuke ideeen inzetten en constant contact houden met de opdrachtgever. Hierdoor kun je samen het gewenste resultaat bereiken. Zelf heb ik een planning gemaakt zodat het allemaal makkelijker voor elkaar komt. Zelf wat ideeen verworpen naar de opdrachtgever over een thema en constant bezig zijn met zoeken naar ervaringen van anderen. Dit is makkelijk te gebruiken om weer eens nieuwe projecten aan te kleden. Dit was ook de eerste Cd-release party in restaurant juffrouw tok.

Taken: Dhr. Vergouw heeft een groot deel overgelaten aan mij, dit door het vertrouwen wat ik in de loop der jaren heb opgebouwd bij hem. Er werd dus veel verwacht van mij, zelf de inzet tonen om het tot een goed eindresultaat te laten resulteren. Ik moest up to date blijven qua opdracht zodat ik de opdrachtgever alles kon vertellen wat hij wou weten. Zelf taken verwerven voor anderen, dus delegeren op basis van vertrouwen en weten wat je aan elkaar hebt. Hierdoor kwam ik ook het idee voor het thema: SHINE. Dit was een idee van een werknemer en hierop hebben we doorgeborduurd.

Acties: De totaal opdracht heeft geduurd van 10-02-2010 t/m 07-03-2010 tijdens deze periode bebn ik eigenlijk wel elke dag bezig geweest met denken en uitstippelen van het plan om ons einddoel te bereiken. Tevens heb ik de kennis gebruikt dit ik hebt ontwikkeld tijdens mijn werkperiode voor Dhr. Vergouw. Vanuit zijn partycatering bedrijf heb ik een x aantal partijen georganiseerd en deze kennis hier toegepast.

Resultaat: Goed en prima eindresultaat, de gasten waren tevreden en ik zelf ook. Het feit wil dat het een geslaagde dag was geweest en dit mede door mijn inzet. Harm Rikken was ook zeer tevreden en heeft ons nog een kaartje gestuurd als extra bedankje.

Terugkoppeling: Hetgeen wat ik de volgende keer anders zou doen, is nog wat actiever graven naar het verleden van de opdrachtgever. Dit kan je goed toepassen in de situatie om een nog beter eindproduct neer te zetten. Verder was het qua inzet meer dan voldoende, tussendoor ben ik nog een aantal keren gewoon gaan kijken hoe het personeel zich voelde ten opzichte van deze opdracht en eventueel nog wat van hun ideeën in gebruik nemen om hun inzet te belonen.

4. Kwaliteitsgerichtheid (Niveau 2)

Situatie: Vanuit mijn ervaringen die ik heb opgedaan tijdens mijn werkperiode voor Dhr. Vergouw weet ik dat kwaliteit hoog in het vaandel staat. Jeroen zegt altijd; Wat je doet moet je goed doen, anders moet je er niet aan beginnen. Half werk is geen werk, niemand wordt betaalt om half werk te leveren. Kwaliteit daar staat Dhr. Vergouw ook om bekend in de 6 jaar die hij heeft opgebouwd in Tiel bij zijn vaste gasten. Zelf heb ik het management gedaan van zijn restaurant en een groot aantal personeelsleden weten dat ik hiermee ben opgegroeid en dus ook een hoge kwaliteit eis. Tijdens het evenement controleer ik alles zelf voordat het naar de gasten toegaat. Professionaliteit is belangrijk, ik hou niet van klungelende bediening of mensen met een blouse uit hun sloof. Regelmatig hebben we ons afgevraagd of we deze kwaliteit willen bieden aan de opdrachtgever, wat goed is. Hierdoor kwamen tot ontdekking na de begroting dat bijvoorbeeld de hapjes van betere kwaliteit mochten en dat het ook binnen de begroting paste. Na een middag met de chef in de keuken te hebben gestaan is de goedkeuring gekomen van ons om de producten voor de hapjes te bestellen.

Taken: De taken die Jeroen van mij verwachtte en ik ook voor me eigen had gesteld waren vrij simpel, dit omdat we gewend zijn aan hoge eisen voor onszelf en het personeel. Kwaliteit in de gaten houden. Wat is kwaliteit? Een passend product/ dienst bij de opdrachtgever. Wat is het voor iemand? Welke interesse heeft deze? Wat willen we bereiken met ons eindproduct. Dit was hetgeen wat er werd verwacht en wat ik heb gerealiseerd.

Acties: Hetgeen wat ik constant in mijn hoofd heb gehad is zeker het woord kwaliteit. Constant opletten of je nog wat mooiers of beter kan neerzetten. Dit duur natuurlijk het gehele project, ik wil constant doorgaan met nieuwe dingen die nog beter zijn voor ons en de opdrachtgever. Werken met een professioneel team, die liever geen fouten ziet. De dag van het project heb ik van te voren een briefing gedaan over wat ik verwachtte van iedereen en dat zelf moeten aantasten hoe de situatie is en hierop inspelen.

Resultaat: Zeer geslaagde diensten en producten neergezet. Het personeel wist wat ik van hun verwachtte en hebben hier zeker rekening mee gehouden. Ondanks sommige drukke momenten moet je de kwaliteit waarborgen hierdoor laat je zien dat je een professioneel team hebt en dat je in de staat bent het beste uit je producten en personeel te halen. Harm Rikken was ook zeer tevreden en heeft ons nog een kaartje gestuurd als extra bedankje.

Terugkoppeling: Het feit wil dat ze me bij deze onderneming al kennen en wisten hoe ik over heel veel dingen dacht. Tevens vonden ze het altijd fijn om onder mijn leiding te staat wat een zeer positief feit is. Als ik weer iets voor deze onderneming kan betekenen dan doe ik dit zeker. En zal ik wederom kwaliteit aanstellen als een prioriteit.


5. Samenwerken (Niveau 3)

Situatie: Tijdens de uitvoering van het project kun je natuurlijk niet alles alleen doen, sterker nog dit zou je ook niet moeten willen. Met ze alle presteren en een mooi eindresultaat neerzetten is waar het om draait. Luisteren en observeren, iedereen ideeën laten bedenken en uiteindelijk eens kijken wat ik hiermee kan doen. Iedereen bij deze onderneming is prestatie gericht en willen allemaal goed en strak werken en een mooi product neerzetten. Op het evenement ben je een team en help je elkaar om zo iedereen tevreden te stellen zowel het personeel als de gasten. Het mooiste van dit evenement is dat iedereen zich goed wil inzetten en elkaar helpen met het bereiken van de doelstelling. Nogmaals; vorm een team die wil presteren en je bereikt er het beste mee.

Taken: Dhr. Vergouw verwachtte van mij dat het verliep zoals vanouds. Een gezellige dag voor iedereen, zowel personeel als gasten. Werken met mensen die hun bijbaan/ vak verstaan is mooi en hierop heb ik ingespeeld. Weten wie waar sterk in is, bijvoorbeeld mensen die sterk zijn in bar werkzaamheden of bediening of eten lopen. Als je iedereen de taken geeft waarvan ik vind dat ze sterk in zijn dan ben je halverwege. Door middel van geintjes en “geouwehoer” achter de schermen gaat iedereen met een glimlach de zaal in. Hierbij geef je ze wat instructies over de stand van zaken en wat we nu moeten bereiken. Geef ze dit mee en je hebt het perfecte team. Wat de samenwerking geheel naar voren brengt is helpen. Als organisator heb ik zelf uiteraard meegeholpen. Drankjes maken, hapjes rondlopen. Puur om te laten zien dat je als hoofd niet arrogant moet worden. Het team waardeert en respecteert dit en luisteren daarom naar je tips.

Acties: Hierbij heb ik verteld wat er gebeurd moet worden tijdens een avond vlak voor het project. Eerst een korte en duidelijk briefing. Hierna gewoon met ze alle een biertje doen, wat hapjes neer zetten. Iedereen praat uiteindelijk over het komende project, teamspirit creëren waardoor iedereen met een frisse het project tegemoet gaat.

Resultaat: Een gezellig en stralend team, niks is beter dan mensen die lachen tijdens hun werk. Een onderling geintje en tussen de bedrijven door kletsen met de gasten. Perfect. Beleef met alles en iedereen het evenement. Al onze gasten merkten het ook op en complimenteerde ons vaak met het gezellige team. Harm Rikken was ook zeer tevreden en heeft ons nog een kaartje gestuurd als extra bedankje.

Terugkoppeling: Niks veranderen. Ik heb ervaring met dit personeel en weet hoe ze het willen hebben. Dit werkt uiteraard in een groot voordeel. Als ik eens goed over nadenk dat dan ik weleens, zo een team wil ik later hebben als ik mijn eigen onderneming heb.

6. Netwerken (Niveau 1)

Situatie: Na heel wat jaren te hebben gewerkt voor deze ondernemer is hij uitgegroeid tot een vriend. En hij is nog steeds een ondernemer en zeker 1 met een toekomst die menig ondernemer graag wilt hebben. Hierdoor ga ik regelmatig op bezoek en hou ik dit netwerk dichtbij, want wie weet kunnen we voor mekaar weleens wat betekenen in de toekomst. Dhr. Vergouw zegt ook altijd mocht ik je ergens mee helpen bel me, andersom gebeurt dit ook. Hierdoor weet je wie je in je netwerk hebt en waar je deze persoon eventueel voor kunt gebruiken. Helpen zonder vergoeding te vragen, altijd positief voor elke ondernemer. Hierdoor promoot ik mezelf en kan ik altijd bellen als ik zelf iets heb waarmee ik geholpen moet worden.

Taken: Hierboven heb ik eigenlijk al beschreven wat mijn taken zijn. Weten wat het belang is van netwerken en weten hoe je deze opbouwt. Hoe ik dit heb benut is door informatie op te vragen bij Frans Duijts. Een volkszanger met een gouden toekomst. Aangezien ik uit Tiel kom en het wereldje ken, was het niet moeilijk in contact te komen en aangezien onze opdrachtgever een vriend is van hem kon ik gebruik maken van de ervaringen van Frans.

Acties: Omdat ik zelf al vrij bekend ben in het horeca wereldje van Tiel heb ik gebruik kunnen maken van mijn contacten. Aan de hand van dit, kun je bepalen wie er echt in je netwerk zit. Gewoon een vriendelijk gesprek met een zakelijk tint. Dit is belangrijk om toch professioneel te blijven en niet alleen maar als “goede kennissen” om te gaan met elkaar. Respecteer elkaar en blijf altijd in de professionele stijl.

Resultaat: Na het project weet Dhr. Vergouw weer wat we aan mekaar hebben en dit is goed voor de onderlinge zakelijke relatie. Wederom is het optioneel voor mij om hem weer te bellen als er dingen zijn en dit geldt uiteraard ook andersom. Door middel van netwerken zie je sommige activiteiten van een heel andere kant. Het is geheel positief verlopen en hierdoor bouw je het netwerk weer verder omhoog.

Terugkoppeling: In deze situatie was ik al bekend omdat ik natuurlijk veel mensen uit Tiel ken. Aan de hand hiervan weet ik wat ze verwachten. In de toekomst zal ik me nog zakelijker opstellen alleen dan tegenover mensen die zich nog niet in me netwerk bevinden.

7. Creativiteit (Niveau 1)

Situatie: Een Cd-release party was geheel voor restaurant juffrouw tok Tiel, dit vroeg dus om een geheel nieuwe kijk op het verleden van ons. Wat moesten ze verwachtten? Wat is ons idee hierbij? En ga zo maar verder met de vragen. Na de opdracht in ontvangst te hebben gekregen zijn we in de avond gelijk aan de slag gegaan. Hierbij hebben we opgeschreven hoe we het wilden bereiken bij de gasten. Enthousiast maken voor een toekomstige artiest. Samen met Dhr. Vergouw heb ik een soort van brainstorm uurtje gehouden onder het genot van een lekker drankje. We hebben besloten de opdrachtgever erbij te betrekken en deze heeft ook een aantal leuke ideeën gegeven over hoe hij het wil hebben.

Taken: Het idee ontwikkelen voor het uiteindelijke project. Dit hebben we gedaan door er een thema aan te verbinden. Een nieuw begin, een toekomst, tijd om te knallen, tijd om te laten zien wie je bent. Hierdoor ontstond: SHINE, de rode lijn voor de release partij.

Acties: Na een duidelijk overleg en het idee te hebben ontwikkeld binden we alles vast aan het thema, dit is de rode lijn geworden voor het gehele project. Inrichting en aankleding door middel van veel glamour. Spiegels, glitters en gewoon pure bling bling. Als je dit duidelijk hebt kan je de rest erop aankleden. Na dit te hebben besloten zijn we doorgegaan met ideeën verzinnen voor het eten. Wederom een avondje gaan zitten en bedenken of we nog wat speciale dingen kunnen toepassen bij het voedsel. Hierop kwam ik met het idee om smaakloze kleurstof toe te voegen aan simpele dingen. Zilver en goud hebben we gebruikt om bouillon aan te zetten, wat een extra tof detail was.

Resultaat: Het was echt een zeer unieke ervaring en we hebben er goed om gelachen. Ik heb goed me best gedaan wat betreft ideeën ontwikkelen en geluisterd naar hetgeen wat mensen in gedachten hadden. Hierdoor hebben we het thema goed kunnen doorvoeren en was het echt een geslaagd project. Het totaal product was meer een beleving aan het worden.

Terugkoppeling: Moeilijk te bepalen, maar als beste was ik in buitengewone ideeën verzinnen en voor de volgende keer misschien met nog meer mensen gaan brainstormen.