Sponsorplan, vv Baronie, januari 2012 t/m maart 2012.
1. Bedrijf/ organisatie:
vv Baronie (voetbalvereniging)
2. Opdrachten en mijn rol en mijn verantwoordelijkheden:
Het schrijven van een sponsorbenaderingsplan, zodat alle prospects op dezelfde manier benadert kunnen worden om deze daarna om te buigen in een lauwe, hete lead. Na het afsluiten van dit contract moet vv Baronie de sponsoren vasthouden, dit staat ook omschreven in het plan.
3. Het verloop van de opdracht:
In september ben ik begonnen bij vv Baronie als vrijwilliger in de business club, via via ben ik hier toe gekomen. Zelf heb ik vroeger altijd gevoetbald en vind ik het leuk om bij een vereniging betrokken te zijn. Na diverse vergadering en gesprekken ben ik tot de conclusie gekomen dat het benaderen van sponsoren niet op één lijn zit. En dan bedoel ik, de prospects, de “koude” klant. Het is ontzettend belangrijk om in deze tijden van recessie toch je sponsorinkomsten te garanderen en nieuwe sponsoren te blijven werven. Omdat er geen duidelijkheid was in de mogelijkheden en om miscommunicaties te voorkomen heb ik in overleg met Hans Wissink een sponsorbenaderingsplan geschreven. Hans Wissink is hoofdbestuurslid sponsoring. In samenspraak met Hans hebben we de kwaliteitseisen opgesteld en heb ik daarna alle research gedaan om dit probleem te voorkomen. Het probleem van niet op een gelijke lijn benaderen en het voorkomen dat meerdere ondernemingen meerdere keren worden benaderd. Na een periode van research, gesprekken en analyseren heb ik een plan kunnen aanleveren met alles erop en eraan. Dit plan kunt u opvragen bij mij, dan zal ik deze direct ter beschikking stellen voor inzage. Het plan wordt nu gebruikt als rode draad voor de benadering van de prospects. Een kwalitatief hoogwaardig document heb ik ingeleverd bij Hans met extra bijlage die dienen als ondersteuning van dit document.
4. De ontwikkelde competenties:
Probleemanalyse, Kwaliteitsgerichtheid & Schriftelijke communicatie.
Competenties;
Probleem analyse (Niveau 2) (Herkansing van jaar 2).
Situatie: Zoals eerder omschreven, we willen een probleem voorkomen. Zoals men zegt, beter voorkomen dan genezen. Ik wilde de miscommunicatie voorkomen in het traject van nieuwe sponsoren benaderen. In tijden van recessie is dit een moeilijk proces maar om professioneel over te komen wat vv Baronie graag wilt is er in overleg besloten om hier een plan voor te schrijven. Deze ligt nu bij vv Baronie. Elk bestuurslid en commissie lid van de business club heeft hier een kopie van ontvangen. Dit stappen die moeten leiden tot een overeenkomst staan hierin beschreven, dit document diens als leidraad en hoeft natuurlijk niet op de regel worden nageleefd want elk contact wil immers anders worden benaderd als de partijen elkaar eenmaal kennen. Door diverse gesprekken en veel research op internet heb ik een plan geschreven. De voor en nadelen heb ik samen met Hans afgewogen om te kijken of we dit door gingen zetten. Dit hebben in een ontspannen sfeer gedaan en terplekke besloten om een GO te realiseren.
Taken: Het voorkomen van miscommunicatie. Eigenlijk dus het voorkomen van een probleem, waar kan dit naartoe leiden, wat zijn de opties hiervoor, welke informatie heb ik nodig om dit te voorkomen. Het schrijven van een sponsorbenaderingsplan is het eindproduct hiervoor.
Acties: Informatie verzamelen over de huidige benadering en over het verleden. Ik heb veel interviews afgenomen om te kijken wat het bestuur nu eigenlijk ervaart en wat hun mening is vanuit hun expertise. Deskresearch heb voornamelijk gedaan, ik heb diverse gesprekken gehad met bvo´s in Nederland om hun expertise hierover te toetsen. Het uiteindelijke doel is geweest, het schrijven van een sponsorbenaderingsplan voor vv Baronie. Ik heb hierin de mening en visie van iedereen die betrokken is vv Baronie meegenomen en verwerkt.
Resultaat: Een kwalitatief hoogwaardig document om de problemen te voorkomen, het document is in goede orde ontvangen en is direct doorgelezen door de fanatiekelingen van de vereniging. Het document kan nu bijdragen aan een de ambities van de vereniging. Als voorbeeld professionaliteit en toekomstgericht. Het document is ook direct toe gejuicht door alle bestuursleden en ik ontving goede complimenten.
Terugkoppeling: Mocht ik nogmaals voor deze situatie komen te staan dan pak ik het niet anders aan, ik heb goed gehandeld. Er is een duidelijk doel gesteld met de juiste eisen en randvoorwaarden. Dit heb ik door diverse gesprekken en veel inlezen kunnen realiseren. De vereniging is zeer tevreden met dit document net als ik.
Kwaliteitsgerichtheid(Niveau 3) (Herkansing van jaar 2).
Situatie: Om te beginnen schets ik eerst de achtergrond van het bestuur van vv Baronie. Het bestuur bestaat uit heren uit het zakenleven. Heren met een aanzienlijke hoge functies, advocaten, juristen, ondernemers en managers van grote ondernemingen. Deze mannen communiceren dus op een zakelijke manier en stellen hele andere eisen aan een document als menig amateur voetvalvereniging. In de gesprekken die ik heb gehad met hun hebben we continu één ding centraal gesteld en dat is de eenvoud. Eenvoud wil niet zeggen dat het geen kwaliteit is, daarentegen juist. Omdat het eenvoudig moet zijn moeten hoge kwaliteitseisen worden samengeperst in eenvoud van gebruikswijzen. De eenvoud van dit document is de “main key” omdat de hieruit voortvloeiende processen nieuw zijn en de kwaliteit en gebruiksgemak voorop staan. Moeilijke en zware documenten nemen te veel tijd in beslag als het gaat om voorbereiding, we hebben wel te maken met vrijwilligers en die hebben meestal minder tijd om hierin te stoppen dan in hun “zaken leven”.
Taken: Het schrijven van een sponsorbenaderingsplan met een hoge kwaliteit in een eenvoudig document. Om te beginnen het inventariseren van de inhoud. De wensen en randvoorwaarden van alle partijen. Met uiteraard bijbehorende kwaliteitseisen. Welke processen moeten worden in gang gezet gaan worden om zo te zorgen dat de kwaliteit wordt behaald en dat het document binnen korte tijd klaar is.
Acties: Ik heb diverse gesprekken en interviews afgenomen om de behoefte in te zien en de eisen samen te stellen. Het inlezen van verschillende informatie en het verwerken van alle aspecten in één document. Ik heb ook ondersteunend materiaal gemaakt dit in de bijlage zijn. Als voorbeeld, nieuwe sponsorcontracten, CRM invullijst, presentatiegids en wedstrijdaankondigingen. Dit is ook zeer gewaardeerd en werd gezien als top ondersteuning voor dit document.
Resultaat: het sponsorbenaderingsplan is in goede orde ontvangen en voldoet aan de kwaliteitseisen van vv Baronie. Deze kwaliteitseisen hebben te maken met de waarden van vv Baronie. Respect, integratie, professionaliteit, saamhorigheid en opleiding. De waarden van vv baronie zijn als het ware de randvoorwaarden, de eisen waaraan dit document moest voldoen.
Terugkoppeling: Mocht ik nogmaals voor deze situatie komen te staan dan wil ik nog meer toevoegen van ieders mening. Ik denk dat de documenten hierdoor meer persoonlijk gevoel krijgen en dan er dan ook daadwerkelijk nog meer mee gewerkt gaat worden. Het gevoel van bijdrage komt hier dan een belangrijke rol spelen. Dit is iets wat ik de volgende keer in me achterhoofd houd om te implementeren.
Schriftelijke Communicatie(Niveau 3) (Herkansing van jaar 2)
Situatie:Geduurende het schrijven van mijn sponsorbenaderingsplan heb ik diverse betrokkenen moeten aanschrijven om in contact te komen om hun expertise te horen over sponsoropties. Zonder deze mensen was het rapport gebaseerd op niks. Vanuit het probleem dat is ontstaan kwam er een vraag. Ik heb een probleem structuur samengesteld met hierbij een desbetreffende oplossing. De reden hiervoor is omdat deze structuur de eenvoud aangeeft van een probleem. Gedurende het verloop van het schrijven van dit plan heb ik ook diverse items op de website gezet en direct mails samengesteld die naar sponsoren konden gaan zodat wij als vv Baronie zijnde de sponsoren kunnen binden aan en vasthouden aan de vereniging.
Taken: Het schrijven van webteksten, brieven, directmails, interviews uittypen, probleem structuur uitschrijven en hier een aanbevelingsrapportage voor maken met als einddoel een sponsorbenaderingsplan schrijven waarvan het proces en het eindproduct direct kan worden opgepakt.
Acties: Om iedereen betrokken laten voelen bij dit plan, heb ik ontzettend veel gesprekken gehad met alle partijen. De meningen van hun heb ik samengepakt om zo het probleem via een andere benadering op te lossen, namelijk de benadering van het proces van uitvoering. Ze zijn hier zeer content mee geweest. Om het plan tot een goed einde te brengen heb ik alle stappen van probleemstructuren weten toe te passen waardoor tot mijn verbazing deze structuur echt goed werkt. Hier was ik nl. niet van overtuigd. De kracht van het schrijven van direct mails heeft ook goed meegeholpen op het gebied van sponsoren benaderen. De bovenstaande taken heb ik eerst geanalyseerd om zo een duidelijk en concreet eindbeeld te hebben van de opdracht. Mede door de visie van Hans Wissink en zijn expertise ben ik erin geslaagd alle stappen goed te volgen en te voltooien.
Resultaat: Na een drukke periode van 3 maanden, het bijwonen van alle vergaderingen en gesprekken die er waren heb ik het rapport zeer goed kunnen aanleveren. Het sponsorbenaderingsplan en de aanbevelingen omtreffende het proces werd goed ontvangen. Op de ALV vergadering in mei wordt dit plan gepresenteerd en mag ik hier een stuk over vertellen. VV baronie wil zich profileren als een zakelijke en professionele voetbal vereniging op amateur niveau.
Terugkoppeling:Mocht ik nogmaals voor deze situatie komen te staan dan verander ik niet veel aan mijn handelingen. De theorie die ik op de NHTV heb geleerd, heb ik goed kunnen toepassen in deze competentie. Het enige wat ik wel meeneem als feedback is dat het schrijven van dit rapport de volgende keer iets sneller mag, het ging voor mijzelf ook te langzaam omdat ik afhankelijk was van een belangrijke factor, namelijk vrijwilligers.
