Het Vrijwilligers Feest van Breda!

1. Bedrijf/ Opdrachtgever:
NHTV Breda, Breda actief

2. Opdracht en jouw rol en verantwoordelijkheden daarbinnen:
Een zeer leuke en voornamelijk een erg leerzamen opdracht. De rol die ik binnen deze opdracht had was leiding geven aan 15 middelbare scholiere die voor hun maatschappelijke stage naar breda actief werden gezonden. Samen met een mede student van het NHTV waren wij verantwoordelijk voor het aansturen, organiseren en bedenken van een ludieke actie op straat en tijdens het evenement de scholieren aansturen voor zover dit nodig was. Tevens hadden we een mooie planning gemaakt wat erg straks verliep.

3. Het verloop van de opdracht:
De opdracht begon bij Breda Actief, een erg leuk ontvangst van onze "hoofdcoach" (Marloes Koenen). Er werden wat stukjes uitgelegd van het feest dat georganiseerd word en wat ze van ons verwachtte en wat wij van haar verwachtte. Nadat we dit allemaal duidelijk op papier hadden gezet hebben we kennis gemaakt met ons "kroost". Een te gezellig groepje middelebare scholieren die zich allemaal willen bewijzen tegenover elkaar. Maar goed erg leuk kennis gemaakt en gauw aan de slag gegaan met een planning, van hoe kunnen wij nou de vrijwilligers naar ons toe trekken. Eerst even brainstormen, nadenken, beslissing maken samen met Rens (de medestudent) en Marloes en onze 15 pubers.

Hieruit hebben we besloten een stadactie te organiseren, en niet zomaar een standaard praatje op straat! Nee, Een groots spektakel, met megafoons, vlaggen, tasjes met info en leuke dingetjes, muziek! 1 grote gezelligheid, deze actie heeft enorm veel zin gehad, hierdoor hadden we binnen een week de inschrijvingen al geruim overschreden. Hierop is in Overleg met NAC een akkoord gesloten met meer inschrijvingen. Uiteindelijke gasten toestroom op de feestavond zelf van 1600 bezoekers ongeveer! Hieronder een link voor een korte fotoimpressie:
http://www.breda-actief.nl/index.php?page_id=283

Helaas zat er een smetje aan de avond, hier baalde we met ze alle enorm van. Hierdoor heb ik alleen wel een extra competentie ontwikkeld namelijk oordeelsvorming. Liever haal ik dat niet op deze manier, maar het is nu een extra ontwikkeling hieronder een korte uitleg: 9 van 15 scholieren die we moesten leidinggeven hadden gestolen, drankbonnetjes onder de counter vandaan en los verkopen voor de helft van de prijs. Gelukkig was ik hier snel bij door puur toeval, mensen vertelde mij dat als ik goedkoop bonnetjes wou halen ik bij iemand in een rood shirtje moest zijn (oftewel "ons personeel"). Deze meneer had niet gezien dat ik van de organisatie was en ik vertelde hem dat kort erna, waarop hij schrok. Hierdoor heb ik wel op tijd kunnen ingrijpen met de rest van de organisatie, waaronder Marloes, Dhr. Rommers (NAC) en Rens. Hierop hebben we de beslissing gemaakt de maatschappelijke stage's van de desbetreffende personen ongeldig te verklaren. 30 Uur hebben ze voor niks bij ons gelopen.
Vervelend, maar een goede beslissing van ons.

4. De ontwikkelde competenties:
De competenties die ik hiermee heb ontwikkeld zijn;
Plannen & organiseren, Initiatief, Groepsgericht leidinggeven, Mondelinge communicatie, Overtuigingskracht, Netwerken, Oordeelsvorming en Creativiteit.

Competenties;

1. Plannen & organiseren (Niveau 3)

Situatie: 15 jongeren vanaf het begin af aan taken laten verrichten in verband met het naamsbekend maken van het feest. Hiervoor hebben we een planning uitgeschreven voor ons groepje, en de hoofdtaken verdeeld op het eindfeest, wat gehouden werd in het NAC stadion. Bij dit soort evenementen is het nog mogelijk om zonder planning te werken, dit vooral omdat dan alles door de war loopt en 1 chaos zal worden. Bij het flyeren en werfen van potentiele gasten zou je dit ook niet eens kunnen doen, hiervoor hebben we alles uitgedacht, gepland, en georganiseerd.

Taken: Organiseren van een ludieke actie in Breda, hier een planning voor uitwerken. Wie doet wat, en waar en hoe en hoelaat? Op het eindfeest zelf, waren we verantwoordelijk voor ons eigen stukje planning qua 15 leerlingen. Deze moesten we aansturen volgens de door ons uitgewerkte planning. De planning bewaken, en tussentijds duidelijk en eerlijk evalueren om een top eindresultaat neer te zetten.

Acties: Hetgeen wat voor deze competentie belangrijk is, is gewoon heel simpel. Duidelijk en concreet zijn, een goede planning maken. Wat is een goede planning? Een duidelijk, overzichtelijk plan, waarbij iedereen kan zien wat hij/ zij moet doen. En waar, welke tijd en hoelang! Tevens de organisatiestructuur moet duidelijk zijn. Wie is waarvoor verantwoordelijk en waarom? zelf hebben we hier de beslissing genomen om onze 15 leerlingen extra organisatie kracht bij te zetten door hun zelf mee te laten beslissen over de stad actie.

Resultaat: Gezien het eindresultaat en de tussentijdse evaluatie met iedereen, zou ik zeggen een zeer geslaagd resultaat. Het eind leisureproduct was echt super gaaf, allemaal positieve reacties, zowel van klanten als van NAC over onze inzet. En waren verbaasd dat we de planning omtreft de 15 leerlingen mooi rond hadden en zeer goed onder controle.

Terugkoppeling: Mocht ik nogmaals voor deze situatie komen te staan, dan zou ik dit iets strakker plannen. Het plannen opzich ging prima, we hadden alleen gewoon mensen te kort die echt verstand hadden van de zaken die ze doen moesten. En hierbij praat ik alleen over onze 15 personen. Misschien een stukje selectie maken van tevoren wie wat kan en waarom en hoe en wat! Het feit wil wel dat alles echter super goed is verlopen, door middel van de planning. Deze zou ik echter iets strakker maken, en meer personeel regelen.

2. Initiatief (Niveau 3)

Situatie: Bij de opstart hebben we zelf bepaald hoe we bepaalde hoe we om zouden gaan met elkaar wat tevens binnen ieder zijn normen en waarden ligt. Hierop hebben we met ingespeeld door middel van testen van elkaars interesses en doelen. We kregen de vrijheid om vanuit Breda-Actief te een ludieke actie te laten bekostigen. Hiermee zijn we door de stad heen gegaan, met flyers, Posters, Zakken met goodies, om mensen te overtuigen dat ze hierheen moesten komen. Met megafoons en 1 grote gezelligheid hebben we dit tot een goed eind kunnen laten resulteren.

Taken: Onze taken waren om tijdens deze ludieke actie extra mensen te werven om naar het gratis feest te komen. Dit hebben we gedaan door de hierboven beschreven actie uit te voeren. Hierop hebben we gekeken wat de mogelijkheden waren en de spullen besteld en de facturen laten bezorgen op het postadres van Breda-Actief.

Acties: Het ontwikkelen van een middag actie door en hierbij de medescholieren en uiteraard de mensen ervan te overtuigen dat ze hierheen moesten komen. Het stukje bij de ZARA (Karnemelkstraat) hebben we gewoon toegeëigend en hier hebben de actie opgebouwd. Grote vlag ophangen, aantrekkelijk makkelijk voor de mensen. Alle witte Goodiebags op 1 stapel erg leuk. Schreeuwen en roepen en mensen trekken om naar ons te komen luisteren door middel van de megafoons.

Resultaat: Het verliep prima, we hebben hierbij geen problemen gehad. Af en toe wat norse mensen maar die hou je toch. Je kan niet iedereen tevreden stellen. We hadden in ongeveer 2 uur tijd alle 1000 BAGS erdoorheen gedraaid en hebben hier veel positieve reacties en uiteindelijk enorm veel aanmeldingen gehad.

Terugkoppeling: Groter en extra ludiek, we hebben te weinig tijd ingepland om alles voor te bereiden. Dit is het enige puntje. Iedereen deed gezellig mee en voor de volgende keer zou ik zeker weer zo een actie houden. Dit helpt gewoon.

3. Groepsgericht leidinggeven (Niveau 2)

Situatie: Een zeer leuke en voornamelijk een erg leerzame opdracht. De rol die ik binnen deze opdracht had was leiding geven aan 15 middelbare scholieren die voor hun maatschappelijke stage naar Breda actief werden gezonden. Samen met een mede student van het NHTV waren wij verantwoordelijk voor het aansturen, organiseren en bedenken van een ludieke actie op straat en tijdens het evenement de scholieren aansturen voor zover dit nodig was. Tevens hadden we een mooie planning gemaakt wat erg straks verliep.

Taken: De taken die hiermee gepaard gingen waren als volgt: Het helpen en aansturen van de 15 middelbare scholieren. Tevens hebben we een ludieke actie met hun samen verzonnen wat optioneel was (en uitgevoerd). Voor dat het evenement plaats ging vinden hebben we een planning gemaakt voor wie wat deed en wanneer en hoe. Een draaiboek is dit eigenlijk geworden.

Acties: Nadat deze opdracht in ontvangst was genomen ben ik er gelijk vol tegen aan gegaan. Eerst overeenstemmen met de scholieren over hun normen en waarden, wat we van mekaar verwachten en hoe we in deze periode met elkaar omgaan. Constant in de gaten houden waar de scholieren mee bezig zijn, hierop feedback geven en ook zeker niet eigen wil onderdrukken. Tijdens de actie in de stad waren er een aantal scholieren die stiekem wat gingen eten tussendoor, geen probleem alleen graag in overleg. Hierop hebben we ze aangesproken en hier hadden ze uiteraard begrip voor.

Resultaat: Een zeer gezellige tijd gehad met de 15 scholieren en Breda Actief. Het evenement was een geslaagde avond op het smetje na, waar al uitleg over is gegeven. Aan het begin dacht ik dat het erg zwaar ging worden met 15 ontzettende pubers, maar wat je geeft is wat je krijgt zeg ik altijd weer. En respect is er om verdiend te worden en niet alleen door hun maar ook door mij.

Terugkoppeling: Iets duidelijker regels opstellen en vertellen over hetgeen wat we kunnen gaan verwachten en wat de eventuele werkwijze wordt dit ik graag hanteer. Voor de rest vond ik het een zeer geslaagde opdracht.

4. Mondelinge communicatie (Niveau 3)

Situatie: Zowel beschreven bij Initiatief, groepsgericht leidinggeven & overtuigingskracht. Deze 3 zijn gewoon de hoofdzaken voor mondelinge communicatie op niveau.

Taken: De officiële taken die hierbij behoren is eigen een combinatie van 3 competenties. Er werden meerdere aspecten verwacht van mij:
- Eerlijk zijn en open - mensen overtuigen
- Reëel zijn - Leiding geven aan een team
- Een goed gesprek voeren (thema) - Teamspirit naar boven te laten komen

Acties: Het praten met de 15 scholieren om ze ervan te overtuigen dat dit het feest is en dat ze voor je juiste maatschappelijke stage hebben gekozen. Inspelen op gevoelens en het naar de zin maken voor deze 15. Allereerst even lekker laten gaan, gezellig wat drinken en kletsen over hetgeen wat hij/ zij leuk vond. Hierna serieus aan de slag en vertelen wat de plannen zijn. Op de straat tijdens onze ludieke actie met mensen in aanraking komen en eerst gewoon persoonlijk praten en niet meteen waarvoor je staat. Dit deden we om te testen of we dan daadwerkelijk de juiste doelgroep te pakken hadden. Tijdens dit geheel is het de bedoeling geweest om de 15 scholieren constant bij te sturen en helpen bij hun mening en af en toe ook reëel zijn en toegeven dat hun gedachte gang slimmer is geweest dan die van mij.

Resultaat: We hebben een gezellig team gecreëerd waarmee we alles tot een goed einde hebben gebracht en hieruit leerzame conclusies hebben getrokken. De actie op straat was geslaagd, het praten en doen met mensen heeft geleid tot een overvol NAC Stadion met alleen maar tevreden gezichten. Qua communiceren heb ik erg genoten aan het begin van de avond, iedereen was gezellig en deed wat er verwacht werd van hun.

Terugkoppeling: Ik moet zeggen dat ik het goed naar me zin heb gehad tijdens dit project. Het feit wil dat ik alleen een conclusie heb getrokken dat je kinderen van middelbare scholen over het algemeen niet te vrij kunt laten. In de toekomst kom ik zeker nog voor zo een situatie te staan, hiervoor kan ik alleen maar terugdenken aan het verleden en beter inspelen op de behoefte en wensen van pubers.

5. Overtuigingskracht (Niveau 2)

Situatie: Om wederom terug te komen op de ludieke straat actie. Hierbij was voornamelijk het winkelend publiek van Breda betrokken, dit is onze doelgroep en hieruit moeten wij mensen zien te vissen die aan vrijwilligerswerk doen. Ons doel is geweest om de mensen te overtuigen van het feit dat als ze vrijwilliger zijn, ze naar het gratis feest moeten komen. Hierbij kun je handig gebruik maken van het gevoel bij mensen, even peilen, even hengelen & aanslaan. Je staat voor wat je staat, op dat moment wil ik mensen werven voor het feest. Op het gevoel inspelen is leuk maar moeilijk, het mooiste vind ik als mensen hun argumenten vertellen waarom ze niet willen komen dit dan omdraaien zodat ze hun eigen argumenten niet geloven en toch komen. Wat resulteert in een topavond en hiervoor bedanken ze je dan ook.

Taken: De voornaamste doelstelling/ taak was om het vrijwilligersfeest vol te krijgen. Een groot publiek bereiken, een groot aantal vrijwilligers op te sporen en deze zien te verleiden tot een heerlijk gratis avondje uit. Om hun zo in het zonlicht te zetten en het feit dat vrijwilligers schaars zijn vermelden en dat we trots zijn op deze mensen.

Acties: De doelstelling heb ik eerst duidelijk geformuleerd, wat moeten we bereiken. Hoe gaan we dit bereiken en waarom moet dit bereikt worden. Waarom is logisch, de kosten zijn geheel gesponsord en de uiteindelijk moeten er wel opbrengsten binnenkomen. We hadden opgemerkt wat logisch is dat het meeste publiek zich in de stad settelt. En dit tevens de beste positie is voor ons, hierbij kun je namelijk een gebied afsluiten zonder enige verplaatsing toe te passen. We zijn uiteindelijk 6 middagen de stad in geweest om mensen aan te spreken.

Resultaat: De doelstelling is uiteindelijk ruim gehaald, bij tussentijdse evaluatie bleek dat we al over de 1200 aanmeldingen zaten en hebben we contact gelegd met NAC of het optioneel was dat er meer mensen konden komen wat geen probleem was. Hiervoor hebben ze een extra ruimte geopend en meer personeel ingezet. Al met al dus dik tevreden.

Terugkoppeling: Theoretisch gezien was het handig geweest om op straat e-mail adressen te noteren en hierop nogmaals extra aandacht besteden voor het feest. Dit door middel van een direct mail. Verder zou ik zeker weer zo een actie houden want je hebt het grootste publiek in 1 x te pakken.

6. Netwerken (Niveau 2)

Situatie: Aan het einde van het gehele project wat een periode van 8 weken in beslag heeft genomen hebben we de eindevaluatie gedaan met Marloes Koenen van Breda Actief. Uit dit gesprek hebben we opgemaakt dat we in de toekomst nog eventueel heel wat voor mekaar kunnen betekenen en omdat ik zo goed me best heb gedaan ik voor alles en altijd mag bellen. Hierop heb ik ook gebruikt voor het project van blok C. Tevens kreeg ik de kans om tijdens de uitvoering een gesprek aan te knopen met de F&B Manager van het NAC stadion. Ben Rommers, hiermee heb ik heel mooi gesprek gehad en we hebben beide over ons verleden qua horeca betreft ervaringen uitgewisseld. Dit was een zeer lang en aangenaam gesprek, hieruit kwam de conclusie mocht ik ooit een stage zoeken wat betrekking heeft met NHTV dan mocht ik hem altijd mailen. Hij vond de combinatie horeca/ VTM mooi en was hier ook in geïnteresseerd vandaar zijn vak.

Taken: De taak die hier voornamelijk naar voren komt is een onzichtbare taak, je moet niet bang zijn een gesprek te beginnen. En vooral laten zien wat je kan en luister goed naar de ander. Informatie uit verschillende invalshoeken is zeer positief voor je ontwikkeling en zeker het netwerk.

Acties: Dit stukje heb ik eigenlijk al verteld in de situatie omschrijving. Doe je best, laat jezelf zien door middel van kennis en ervaringen. Lift met de ander mee naar meerdere gesprekken met meerdere partners.

Resultaat: Als eindresultaat heb ik 2 mooie netwerk personen opgebouwd binnen de stad Breda, zowel bij Breda Actief als bij NAC Breda. Hier heb ik nog gebruik van gemaakt bij blok C.

Terugkoppeling: Wat zou ik anders doen? Niks, je bent hoe je jezelf opstelt en ik vind dat ik dit goed heb gedaan ten opzichte van mijn resultaten.

7. Oordeelsvorming (Niveau 2)

Situatie: Het is waar maar helaas. Aan het einde van de avond kwam er een smetje op de avond. De 15 scholieren onder mijn leiding, hebben een x aantal drankbonnetjes ontvreemd en deze trachten te verkopen tegen een lagere prijs. Hier kwam ik met toeval achter en heb hier gelijk op ingespeeld. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat je je eigen zakken vult terwijl je voor een stichting werkt. Laat staan dat je het überhaupt al doet. Hier werd ik best kwaad over, maar goed je moet je woede deels aan de kant zetten en hierop inspelen.

Taken: Nadat het “smetje” zich had afgespeeld moet je gelijk inspelen op de situatie. Mijn taak was hierbij meedenken aan de gevolgen van dit incident en hierop “mijn” leden aanspreken en een passende straf bedenken. De straf is in overleg gegaan met Marloes Koenen en meerdere mensen van Breda Actief.

Acties: Allereerst heb ik de 15 bij elkaar gezet en ben ik een kop koffie gaan halen. Hierbij kon alvast nadenken over hetgeen wat we gingen zeggen, daarna zijn we in overleg gegaan met de leidinggevende. En na ongeveer 20 minuten overleg en veel heisa zijn we tot overeenstemming gekomen met elkaar wat de gevolgen waren. Diefstal is diefstal en hier kan niks aan veranderd worden ook al gaat het om een paar euro. (ik had het namelijk in een zeer vroeg stadia ontdekt).

Resultaat: Door mijn ontdekking hebben we de conclusie getrokken dat hun maatschappelijk stage ongeldig werd verklaard en ze dus op 50 minuten na hun stage hadden gehaald. Hierop is het dus ongeldig verklaard. We hebben geen aangifte gedaan bij de politie, ze waren al heel erg geschrokken wat af te lezen was aan hun koppies. De volgende dag is Marloes aan de slag gegaan met een mail uit te sturen aan de scholen. Hierop heeft de school ook besloten hun stage ongeldig te verklaren. Echt heel erg jammer, van de 15 zijn er 8/9 geweest die hiermee gepaard gingen. Hieronder een kopie van de brief van een van de scholieren, de naam laat ik weg dit is niet van relevante waarde voor u.

Geachte stagebegeleiders,

Hierbij bied ik mijn oprechte excuses aan voor het misbruiken van jullie vertrouwen. Ik heb er oprecht spijt van, want ik het vond het daadwerkelijk echt een leuke stage plek. Maar op dat moment dacht ik er niet bij na, maar ik kan het nu niet meer terugdraaien.

Nogmaals excuses.

Met vriendelijke groeten,

………………………………

Deze brief is verstuurd door een scholier. Hierbij hebben de ouders en het orion college bepaalt dat ieder een brief moest sturen naar ons.

Terugkoppeling: Niks meer aan veranderen heb goed gehandeld en in overleg met meerdere. Dus aan de hand van mij verhaal trek ik nog steeds dezelfde conclusie. Hoe moeilijk het ook is, soms kan oordelen leuk zijn. In dit geval was het echt een zware dobber en verpestte de feestavond voor een klein deel voor organisatoren en ons.

8. Creativiteit (Niveau 2)

Situatie: Tijdens de eerste meeting met ons groepje hebben we besloten om de stad in de te gaan en te gaan flyeren. Waarvoor en wat het doel was, was een beetje onduidelijk. Aan de hand hiervan hebben we besloten onze creatieve geest los te laten en eens te gaan kijken wat de mogelijkheden waren om een ludieke en creatieve manier was om onze opdracht te voltooien. Nadat we ons het doel hadden duidelijk gesteld, konden we met ons groepje een middag inplannen om eens goed te bedenken hoe en wat we wilden gaan doen. En na overleg met Marloes kon hier een budget van €200,00 worden vrijgemaakt.

Taken: Vanuit ons probleem namelijk: waar gaan we de mensen bereiken hadden we dus besloten om onze doelgroep te gaan bespelen in de stad en niet bij instellingen van dit omdat 90% van de instellingen wel volgens het arbeidscontract werkt. Aan de hand hiervan zijn we met de groep eens gaan zitten om te kijken hoe en wat we in gedachten hadden. Dit doormiddel van veel Red-Bull en brainstorm sessie op te zetten, waardoor er de meest lucratieve ideeën ontstonden. Hierbij heb ik hun in eerste instantie lekker laten gaan, en ben ik zelf vanuit hun dingen doorgestoomd met een geheel nieuw ding.

Acties: We zijn hier een middag mee aan de slag geweest, daarna ben ik met mijn mede scholier op pad geweest om de benodigde spullen te regelen. Dit was nog een heel karwei want het moest op zeer korte termijn geregeld worden. De acties zijn vooral geweest: Kosten calculeren, bellen en bestellen. Megafoons, Vlaggen van Breda actief, tassen, pennetjes enz.. ook allemaal regelen om uit te delen.

Resultaat: Een zeer geslaagde promo middag, mensen werden enthousiast en hoorden ons al van ver af. Vrolijke en positieve gezichten en daadwerkelijk heb ik nog ontzettend veel mensen gezien op het eindfeest van Breda Actief. Door middel van deze actie liep het aantal aanmeldingen binnen 3 dagen op tot 1400 man, een stijging van 80%. Erg leuk om terug te zien en te horen.

Terugkoppeling: Iets eerder van tevoren deze sessie opstarten en nog dieper nagaan. Helemaal nu we met blok c bezig zijn en het imagineering verhaal naar voren komt. Dit ga ik zeker toepassen in de toekomst. Geef ze een beleving mee.