Uitreiking van de vrijwilligerspenning 2011
1. Bedrijf/ organisatie:
Breda-Actief
2. Opdrachten en mijn rol en mijn verantwoordelijkheden:
Breda-Actief organiseert een jaarlijks terugkerend evenement genaamd; de uitreiking van de vrijwilligerspenning. Op vrijdag 16 december wordt de vrijwilligerspenning 2011 uitgereikt aan één individuele vrijwilliger en aan één groep vrijwilligers. Deze penning wordt door wethouder Bob Bergkamp uitgereikt. Karin Fleur had mij gevraagd haar te ondersteunen bij het regelen van een goodie-bag, dit als bedankje naar de 350 aanwezige vrijwilligers. Ik heb diverse organisaties benadert door middel van koude acquisitie, dit heb ik trachten om te buigen naar een lauwe lead. Zodra deze lead potentie zag in sponsoring heb ik gesprekken gehad met deze mensen. Om deze lead überhaupt geïnteresseerd te krijgen heb ik zakelijke brieven opgesteld volgens de structuur die gewenst. Tevens heb ik een direct mail opgesteld die verstuurd wordt op 19 december 2011 om zo deze sponsoren nogmaals te danken.
3. Het verloop van de opdracht:
Het verliep zeer moeizaam, aangezien dit een late start in een kalenderjaar is om te starten met het werven van sponsoren. Gedurende deze recessie tijd slinken de sponsor budgetten al enorm en aangezien ik er pas laat voor werd gevraagd waren alle budgetten op. Zelfs sponsoring in natura zat er niet/ nihil in. Aan de hand van mijn papieren conversaties is het gelukt om een goedgevulde goodie-bag te realiseren voor 350 mensen met de volgende inhoud: houten design hart, bonbons, pentekening, knuffeltje, kerstbal, sterretjes, notitieblok, pen, kerstspulletjes, stappenteller, rode knipper hart, snoeprolletje en magazine van Breda-Actief. Al met al een goed gevulde tas voor een bedrag van € 500,00 totaal. Ik vond het communiceren met deze sponsoren zeer leuk en uitdagend. Het enige wat vervelend is, is het wachten op de reacties van deze mensen. Dit neemt veel tijd in beslag, ik ben eerder iemand van het bellen en een afspraak maken. Het wachten heeft echter wel een goed resultaat nagelaten. Hier ben ik zeer te spreken over.
4. De ontwikkelde competentie:
Schriftelijke Communicatie
Competenties;
Schriftelijke Communicatie (Niveau 3)
Situatie: Ik werd verzocht om een goodie-bag te vullen voor zover als mogelijk en met zo weinig geld als mogelijk. Budget was € 500,00. Door middel van schriftelijke benadering heb ik contacten gelegd om zo trachten deze goodie-bag goed gevuld te krijgen. Dit bedrag is wel opgegaan, maar voor
€ 500,00, 350 tassen vullen met ontzettend veel spullen is een topresultaat. Het aansluiten bij de missie/ visie van de sponsoren heb ik gebruikt om hun aandacht te trekken, hierdoor kon ik mij nader toelichten in een telefonisch gesprek.
Taken: Eindverantwoordelijke voor de goodie-bag. Het was mijn verantwoording te zorgen dat goodie-bag goed gevuld werd met een zeer klein budget.
Acties: Schrijven van brieven naar prospecten aan de hand van de probleem oplossing structuur. Verder heb ik ook een direct mail opgesteld als extra dank voor de sponsoren. Hierin zijn een paar foto’s meegenomen en een link naar nieuwsberichten.
Resultaat: De goodie-bag is goed gevuld geweest, mensen waren hier zeer over te spreken. De organisatie was ook zeer te spreken over het uitgegeven budget. Mede dankzij de steun van deze sponsoren is het een succes geworden. Rond de kerstdagen is het natuurlijk leuk om iets extra’s te geven aan mensen die het verdienen, in Breda zijn er ongeveer 47.000 vrijwilligers. Helaas kunnen we ze niet allemaal een goodie-bag geven. Misschien iets voor volgend jaar….
Terugkoppeling: Mocht ik vaker voor deze situatie komen te staan dan pak ik denk zeker anders aan. Mocht ik meer tijd hebben dan zou ik eerst zelf een duidelijk plan maken wat betreft de waarden en motieven van organisaties en dan vergelijken met die van het evenement. Dit kost wel meer tijd, maar is het meer dan waard. Zo creëren we onderling meer traffic en hoe eerder ik er bij kan zijn hoe beter. Anders zijn de sponsor budgetten weer op.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten