Sustainability Gala 2010

1. Bedrijf/ Opdrachtgever.
Grand Hotel Huis Ter Duin, Dhr. R. Jumelet (Marketingmanager)

2. Opdrachten en mijn rol en verantwoordelijkheden hierbinnen.
Samen met Dhr. Jumelet een stukje voorbereiding binnen dit project. Wat ik heb gedaan met voorbereiding is met Dhr. Jumelet meekijken hoe hij bezig was met het verdelen van taken en meedenken met aankleding. Ik moest me eigen ook oriënteren van hem op dit gebied, zodat ik ook op de hoogte was van de ontwikkelen en de redenen van dit gala. Verder moest ik goed contact houden met hem via de mail zodat ik alles bij kon houden en me eigen inlezen op nieuwe feiten en ontwikkelingen.
Hieronder nog even een link, zodat u een indruk kunt krijgen wat het precies is.
www.sustainabilitygala.nl

3. Het verloop van de opdracht.
Om te beginnen moet ik eerlijk zeggen dat ik een periode van beleving heb gehad. En dan specifiek gericht op de dag van uitvoering. Hierbij wil ik de Dhr. Jumelet extra bedanken voor het feit dat ik aanwezig mocht zijn bij zowel een stukje voorbereiding als de dag van uitvoering.

Na een gesprekje met de heer Jumelet vroeg hij aan mij of ik het leuk zou vinden als ik meeliep met het gala en als ik interesse had mocht ik ook bij de voorbereiding helpen. Hierop was het antwoord simpel en snel JA. Het sustainability gala 2010, een gala voor duurzaamheid met als hoofdsponsor en organisatie TruEconomy bemiddeling op een duurzame manier. Een groot evenement waarbij veel bekende mensen kwamen met als hoofdattractie Dhr. Koffi Anan. Het geeft toch een heel apart gevoel als deze man naast je staat en tegen je praat. Een grote positieve indruk. De vrede nobel prijswinnaar en voormalig voorzitter van de VN. Een man met een reputatie waar ieder van kan dromen. Verder waren er ook de topmannen van het merk Ferrari en PricewaterhouseCoopers. Een tafel voor 10 personen kostte
€15.000,- dit even ter impressie voor u.

Op de dag van 2 juni 2010 waren we om en nabij 13.00 uur in Grand Hotel Huis Ter Duin aanwezig. Hier werd ik ontvangen door de heer Jumelet. Hij heeft me even de spots van het hotel laten zien en hierna hebben we onder het genot van een glas cola aan het strand de avond doorgenomen. Wat verwacht hij van mij en andersom natuurlijk. Na dit gesprek zijn we de personeelkantine ingegaan en hebben we lekker gegeten en even wat tijd gehad om te ontspannen. Hierna ben ik naar de van Herrewaarde zaal gegaan en kreeg ik de eer om alle VIP gasten te ontvangen met een glas champagne en werden deze op de foto gezet met Dhr. Anan. Na een uurtje ongeveer van in en uitlopen van de VIP gasten kwam het tot een einde en zijn we gelijk doorgegaan naar het gala diner. Hier kreeg ik wederom de eer om de tafel van de topmannen te bedienen en het zo goed als mogelijk naar hun zin te maken. Het was echt een zeer indrukwekkende dag met allemaal beroemde mensen en dit geeft toch een behoorlijke positieve impact op mij. Ik voelde me er vrij en ben ik tot de conclusie gekomen dat ik veel kan, wil, en ga bereiken.

4. De ontwikkelde competenties.

De competenties die ik hiermee ontwikkeld heb zijn;
Probleemanalyse, Kwaliteitsgerichtheid, Schriftelijke communicatie, Innovativiteit, Omgevingsbewustzijn & Marktgerichtheid.

Competenties;

1. Probleemanalyse (Niveau 1)

Situatie: Tijdens het diner kwamen we tegen een probleem aan te kijken. Een paar mensen van het uitzendbureau waren niet op komen dagen en liepen we dus met te weinig mensen. Het meisje wat deze 3 tafels liep ze rende zich de benen onder het lijf vandaan terwijl mij was opgevallen dat er ook een paar personen een beetje de drukte probeerde te vermijden. Dit is natuurlijk niet eerlijk, want met ze alle maak je een eindresultaat en ga je er volledig voor. Ik bedoel 1 voor allen, allen voor 1. Ik ben even met dit meisje en samen met Dhr. Wilgenberg (afdelingshoofd) samen met haar in gesprek gegaan en aan de hand van dit gesprek hebben we een goede oplossing gevonden. Hierdoor was zij blij en het probleem is snel opgelost hierdoor.

Taken: Het meisje was druk en stressvol en ze rende heen en weer van tafel naar tafel. Hierop ben ik even naar haar toe gegaan en heb ik gevraagd wat er aan de hand was. Waarop ze vertelde dat er te weinig mensen waren voor haar tafels. Ze had het te druk en dat gaat te koste van de kwaliteit.

Acties: Het bovengenoemde probleem heb ik aangegeven bij mijn leidinggevende en samen hebben we haar even apart genomen en gevraagd om een verklaring. We hebben haar expres apart genomen om even de drukte te onderduiken en haar even tot bedaren laten komen. Hierop hebben we expliciet gevraagd wat het probleem is en hoe dat zij denkt dat dit komt. Aan de hand hiervan kwam ik met het meest voor de hand liggende idee; ze moet even extra mankracht erbij hebben. Zelf had ik al gezien dat hiervoor ruime was binnen de planning en heb ik samen met Dhr. Wildenberg een keuze gemaakt bij welke tafels we 2 mensen konden missen en deze ingezet bij het desbetreffende meisje. Hierdoor was uiteraard het probleem opgelost.

Resultaat: Doordat we deze actie hebben ondernomen verliep de avond en deze tafels zonder verdere problemen. Het leuke was dat het meisje ons nog kwam bedanken. Als je mensen kunt overplaatsen binnen dezelfde afdeling is dit geen probleem. De werknemers die hier bezig waren beschikten immers over de kwaliteit van het bedienen. De 2 jongens die we hebben gestuurd om het meisje te helpen waren hier zelf ook blij, want ze hadden het zelf veel te rustig. Als je het te rustig hebt word je alleen maar sneller moe dus het beste is gewoon lekker doorlopen.

Terugkoppeling: Mocht ik nogmaals voor deze situatie komen te staan dan zou ik dit volgens dezelfde manier proberen op te lossen. Mocht dit echter niet van toepassing kunnen zijn dan spring ik uiteraard ook zelf bij. Zelf beschik ik ook immers over de kwaliteiten van bedienen. Alleen dan kan ik iets minder helpen aangezien ik ook moet op letten op de rest van het personeel.

2. Kwaliteitsgerichtheid (Niveau 2)

Situatie: Het feit wil dat Grand Hotel Huis Ter Duin een begrip is in Nederland. Huis Ter Duin staan bekend als een onderneming/ hotel dat diensten levert met een zeer hoge eis aan kwaliteit. Hetzij op het gebied van food & beverage als op het gebied van diensten aanbod. Samen met Dhr. Jumelet hebben we een diversiteit van kwaliteit eisen moeten stellen zodat de gast tevreden zou zijn. De gasten die op dit evenement afkwamen zijn mensen uit een zeer hoog segment, denk hierbij aan Dhr. Anan, de topmannen van de directie van Ferrari en de eigenaar van Huis Ter Duin was ook aanwezig op dit evenement. Als extra controle zijn we bij de pas gaan staan om te kijken of het eten wat uit de keuken kwam een goede kwaliteit had en of het er netjes uitzag.

Taken: Voortgang bewaken en de kwaliteit waarborgen waar Huis Ter Duin om bekend staat. Tevens de diensten die geleverd worden aan de gasten werden grotendeels verzorgd door uitzendkrachten. Dit is natuurlijk al lastig, omdat zij andere kwaliteiten hebben dan de gemiddelde die al langer bij Huis Ter Duin aan het werk is. Deze hebben we regelmatig bij moeten sturen zodat de kwaliteit gewaarborgd blijft.

Acties: Het eten dat uit de keuken kwam zag er zeer goed uit alleen waren er uiteraard een paar borden bij die niet aan de kwaliteit van Huis Ter Duin voldoen. Deze hebben we bij de pas al onderschept en gevraagd aan de keuken om een nieuw bord. Iedereen moet immers goed en kwaliteitgericht eten ontvangen. Met de uitzendkrachten hebben we van tevoren een briefing gehouden om te vertellen wat wij van hun verwachten en uiteraard ook andersom. Hierbij moet ik eerlijk zeggen dat de briefing goed was alleen de krachten het 1 en ander vergaten waren tijdens de avond. Hierop hebben we ze aangesproken en verteld wat ze moeten doen om zo weer de kwaliteit up to date te houden.

Resultaat: Nadat we deze acties hebben ondernomen en de richtlijnen voor kwaliteit goed in de gaten hebben kunnen houden is het resultaat verbluffend geweest. De gasten waren zeer tevreden en hebben genoten van een gastvrije en uiterst professionele service. Het eten en drinken dat de keuken en bar verliet zag er perfect uit. Verder hebben we ook nog extra controle uitgeoefend op het personeel wat de gasten ontving en de mensen die het licht en geluid verzorgde. Zo hebben we bijvoorbeeld bij het spreek podium de achtergrond verandert van zwart naar wit, dit natuurlijk omdat Dhr. Koffi Anan een man is met een donkere huidskleur en zo komt hij beter in beeld in plaats van op een donkere achtergrond.

Terugkoppeling: Mocht in nogmaals voor deze situatie komen te staan dan zou ik zeker extra punten mee in overweging nemen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het simpele feit opstellen van extra lichtpunten en geluidsopname apparatuur. De briefing zou ik vlak voor de start nogmaals houden zodat ook deze kwaliteit kan worden gegarandeerd.

3. Schriftelijke communicatie (Niveau 2)

Situatie: Om te beginnen heb ik met Dhr. Jumelet continu contact gehouden over het verloop van de voorbereidingen op dit gala. We hebben over en weer gemaild en tevens heb ik voor Dhr. Jumelet een brief op papier gemaakt om zo te verantwoorden wie ik ben en waarom ik graag mee zou willen helpen bij dit evenement. Tijdens deze e-mail wisseling heb ik het zakelijk gehouden dit omdat ik hier weer aan wil wennen en zo mijn eigen communicatie wat betreft schriftelijk op een hoger niveau te tillen. Dit werd zeer gewaardeerd door Dhr. Jumelet. Hij vond het fijn om zo te kunnen spreken met mij over de gang van zaken. Kort, concreet, zakelijk en vooral professioneel net alsof ik me eigen al in het bedrijfsleven bevond.

Taken: Dhr. Jumelet vond het fijn als we continu contact konden houden via de e-mail dit omdat hij al een druk telefonisch verkeer had. Aan de hand van e-mail ontvang je toch berichten en kan hierop gereageerd worden wanneer men wil of noodzakelijk is. Hij was erg fijn om dit te mogen meemaken, aan de hand van deze e-mail wisseling hebben we goede conclusies kunnen trekken uiteraard het voortouw werd genomen door de Dhr. Jumelet.

Acties: De acties die ik heb ondernomen om zo deze competentie te kunnen verantwoorden zijn als volgt: Een brief opstellen voor Dhr. Jumelet om te vertellen wie ik ben en waarom ik graag zou willen meehelpen. Aan de hand hiervan heeft hij mij terug gemaild en verteld dat hij het erg leuk zou vinden als ik mee zou kijken. En de brief was positief bevonden door hem. Verder heb ik continu contact gehouden via de schriftelijke weg van de e-mail. Aan de hand hiervan hebben we inderdaad een perfect contact gehad en alles wat we van mekaar te weten wilden komen over de gang van zaken werd hierdoor geregeld.

Resultaat: Door middel van deze acties is het naar mijn bevinding goed gegaan. Door middel van concrete en zakelijke mail zijn we altijd in contact gebleven. Hierdoor waren wij beide goed op de hoogte van de huidige ontwikkelingen van beide kanten. Ik natuurlijk meer van de kant van Dhr. Jumelet dit omdat natuurlijk hier het evenement ging plaatsvinden.

Terugkoppeling: Mocht ik nogmaals voor deze situatie komen te staan dan pak ik het niet anders aan dan ik nu heb gedaan. Deze manier van communiceren is perfect en degene die de e-mail heeft uitgevonden krijgt hierbij mijn complimenten. Binnen een paar seconden heeft de ander het bericht al in zijn inbox ontvangen. En kan dus snel inspelen op de aangekondigde onderwerpen in de desbetreffende mail.

4. Innovativiteit (Niveau 2)

Situatie: Om de vernieuwingen binnen deze hard en goed lopende organisatie te kunnen ontdekken heb ik me eigen bezig gehouden met de trends en ontwikkelingen op het niveau van hotel en conference meetings. Alleen de echte vernieuwing kwam toen ik op de dag zelf door de zaal liep en mezelf de vraag stelde of die zwarte achtergrond niet veranderd kon worden. Het was immers al een vrij donkere zaal alhoewel en wel goede verlichting was. Maar om de heer Anan nog beter naar voren te laten komen, dit is immers de eregast van de avond heb ik het voorstel gedaan om de achtergrond van zwart naar wit te brengen zodat Dhr. Anan nog beter naar voren zou komen. Dhr. Jumelet antwoordde dit is een standaard gebruik van Huis Ter Duin de zwarte achtergrond maar hij zag wel potentie in mijn idee en heeft dit overlegd met de banqueting afdeling en deze hebben hierna direct een wit gordijn geplaatst.

Taken: Echte taken kun je hierbij niet beschrijven het makkelijkste en meest leerzame is gewoon je ogen open houden en je oren goed open splitsen. In de huidige tijd denken de mensen te moeilijk en slaan ze dus het makkelijke open. Doordat ze het makkelijke overslaan ben ik tot de conclusie gekomen dat de vernieuwing juist in de eenvoud zit. Eenvoud is de kunst en hierdoor kun je een x-aantal dingen vernieuwen en dus vergemakkelijken.

Acties: Tijdens de rondloop in het hotel ben ik dus tot de bovengeschreven situatie gekomen en hierop heb ik inderdaad een stukje vernieuwing gebracht binnen deze onderneming. Hier waren ze erg blij mee.

Resultaat: Dhr. Jumelet vond het een goed idee en had hier zelf niet zo 1,2,3 over nagedacht. Aan de hand hiervan is inderdaad het gordijn vervangen door de witte kleur. Tijdens de presentatie van de Dhr. Koffi Anan kwam hij nog beter uit. Met een donker pak en donkere huidskleur tegen een witte achtergrond dit was echter perfect om te zien. Het gaf me voldoening van eenvoud, en wederom eenvoud is de kunst.

Terugkoppeling: Dit soort situaties gebeuren meestal onverwacht, maar het belangrijkste is hou je ogen en oren open. Hierdoor heb je goede kans om de vernieuwing zelf te vinden. Mocht ik nogmaals een vernieuwing denken te zien dan ga ik dit zeker weer aangeven bij de leidinggevende. Wie weet pakt het weer goed uit.




5. Omgevingsbewustzijn (Niveau 1)

Situatie: Om duidelijk over te komen op de gasten en het personeel kreeg ik van Dhr. Jumelet de opdracht om me eigen in te lezen over wat er nou exact plaats ging vinden. Hierbij heb ik zelf het plan in me hoofd gemaakt om alle internetsites na te lopen waar iets stond over dit gala. Tevens heb ik van Dhr. Jumelet een e-mail ontvangen met daarin een x-aantal documenten dat ging over het evenement en wat Grand Hotel Huis Ter Duin nou precies allemaal doet en heeft gedaan. Hierdoor was ik staat me eigen goed in te leven in het hotel en kon ik een diversiteit van vragen beantwoorden die zowel nationale en internationale gasten stelden. Dit ging bijvoorbeeld over de geschiedenis, de eigenaar, de inhoud van de avond, de huidige ontwikkelingen binnen Huis Ter Duin. Fijn om zo te kunnen werken. Hierdoor kwam ik professioneel en goed verzorgd over.

Taken: Dhr. Jumelet heeft mij expliciet gevraagd om deze informatie door te lezen zodat ik zelf ook echt wat had aan hetgeen waar we op school mee bezig zijn. En hij vermelde ook dat het altijd handig is je eigen in te leven zodat je altijd op de hoogte bent van de huidige trends en ontwikkelingen. Op de eerder vernoemde internet site stonden een diversiteit van artikelen waar dit Gala over ging en hoe het tot stand is gekomen. Tevens verzocht Dhr. Jumelet mij om eens te gaan neuzen in de artikelen over Huis Ter Duin, dit heb ik gedaan en aan de hand hiervan vragen gesteld aan Dhr. Jumelet.

Acties: Om de taken te vervullen heb ik de volgende acties ondernomen, ik ben de opgegeven internetsite gaan uitpluizen en heb voor Dhr. Jumelet en uiteraard voor mezelf me eigen ingelezen in de huidige tijd en geschiedenis van Huis Ter Duin. Tevens heb ik samen met Dhr. Jumelet gekeken naar een diversiteit van andere activiteiten die het hotel allemaal verzorgd. Dit omdat de gasten hier eventueel vragen over kunnen hebben.

Resultaat: Doordat ik mezelf goed heb ingelezen en mezelf de tijd heb gegund om dit allemaal door te lezen ben ik tot de ontdekking gekomen dat wanneer men zich eigen inleest je veel gemakkelijker kan onderscheiden van een ander. Hierdoor wist ik meer antwoord op vragen die mij gesteld werden dan bijvoorbeeld een uitzendkracht. Ook al werkte ik hier maar 1 avond en heb ik een paar dagen met Dhr. Jumelet gezeten over het geregel van zo een dag.

Terugkoppeling: Mocht ik nogmaals voor deze situatie komen te staan dan zou ik vanaf dit moment zeker hetzelfde doen. Je eigen goed inlezen in hetgeen wat er speelt en heeft gespeeld is belangrijk om zo ook kwaliteit te waarborgen voor de gasten waar Huis Ter Duin Immers voor staat.

6. Marktgerichtheid (Niveau 2)

Situatie: Om deze competentie te kunnen verantwoorden beschrijf ik de volgende situaties voor u. Tijdens het eerste gesprek heeft Dhr. Jumelet uitgelegd wat dit evenement precies inhoud en welke potentiële partijen bij dit evenement betrokken konden raken. Aan de hand hiervan heeft hij contact gelegd met een diversiteit van ondernemingen dit in deze markt werkzaam zijn. Dit is dan tevens de doelgroep voor alles. Aangezien dit evenement werd georganiseerd door TruEconomy hebben zijn hun eigen partners en dergelijke aangeschreven. Wel heeft Dhr. Jumelet mij aanbevolen om eens te kijken wie dit konden zijn en waarom! Dit heb ik gedaan en hij was het eens met mijn keuzes en argumentatie hiervoor. Aangezien tegenwoordig iedereen duurzaam wil ondernemen heb je een uitgebreide doelgroep, dit kun je natuurlijk weer ondersplitsen in segmenten. De grote en bekende partijen zijn hierbij van toepassing. Hoe hoger het segment hoe meer eisen er worden gesteld door beide partijen. Aan de hand hiervan kun je dus ook een hogere marge halen op alles en hoe hoger de marge hoe groter de nettowinst uiteindelijk kan zijn. Meer verkopen en extra dingen bij het arrangement “aansmeren” zorgen natuurlijk ook voor een hogere omzet en uiteindelijk een hogere nettowinst voor dit evenement. Aan deze cijfers mocht ik helaas niet komen dus ik kan helaas geen inzage geven in deze cijfers.

Taken: Zoals hierboven beschreven staat. Me eigen verdiepen in de doelgroep en bekijken in welke marktsegment we ons bevinden met dit evenement. Aan de hand van het segment kun je ook prijzen en kwaliteit gaan bepalen. Aangezien Huis Ter Duin zich zelf al in een hoog segment heeft gevoegd en de kwaliteit eisen altijd hoog zijn ondanks de gasten die er komen is het wel interessant om te zien dat ze bij deze grote partij extra veel uit de kast trekken. Dhr. Jumelet had mij ook gevraagd om eens na te denken over het commerciële vlak van hun kant.

Acties: Om de hierboven geschreven taken te bereiken heb ik het volgende gedaan. Ik heb me eigen ingelezen in wat Huis Ter Duin als hun doelgroep aanschouwt. Dit gaat voornamelijk over de zakelijke markt denk hierbij aan 67% de overige 33%. Dit heb ik onderzocht aan de hand van de cijfers die ik heb mogen aanschouwen. Hierover kan ik helaas niks meer over melden, dit in overleg met Dhr. Jumelet. Aan de hand van een gesprek met Dhr. Jumelet en een diversiteit van medewerkers ben ik tot de conclusie gekomen dat het marktsegment zeer hoog is. Ze ontvangen dagelijks heren zoals Dhr. Mens en Dhr. Oud. 2 beroemdheden in vastgoed en winkelketens. Verder ontvangen ze dagelijks de top van de sportwereld. Aan de hand hiervan kan ik dus zeggen dat het segment hoog is, want er zijn weinig andere ondernemingen die dit evenaren.

Resultaat: Aangezien ik me eigen goed heb gericht op de marktsegmenten van Huis Ter Duin kan ik zeggen dat ik een redelijk inzicht hebt in hetgeen wat hun doelgroep en markt is. Hierdoor weet ik wat er speelt in deze wereld (uiteraard niet volledig, dit is onmogelijk) en weet ik hoe je er eventueel op in kunt spelen. Dit is natuurlijk altijd makkelijk. Ik weet ook welke mensen het aanspreek punt zijn en zou hierop eventueel in kunnen spelen. Ik heb ze niet persoonlijk gesproken, maar via via is altijd beter dan niet!

Terugkoppeling: Mocht in nogmaals voor deze situatie komen te staan dan is het handig als ik zelf extra in contact kom met de mensen buiten deze organisatie. Alhoewel ik me eigen volledig heb gericht op de markt, moet ik eerlijk zeggen dat ik hier veel meer baat bij heb gehad. Alleen als ik dit evenement zou organiseren dan zou het zeker handig zijn als ik zelf in contact sta met de externe organisatie.